Apartman karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca apartmanlarda yapılan yönetim kurulu toplantılarında alınan kararların yazıldığı ve yasal geçerliliği olan resmi defterdir. Noter onaylı olarak kullanılan bu defter, özellikle apartman ve site yöneticileri için zorunlu bir belgedir.
Karar defteri; kat malikleri kurulunun ya da yönetim kurulunun aldığı kararların yazılı olarak tutulduğu, sayfa numaraları noter tarafından onaylanmış, resmi bir belgedir. Genellikle “apartman defteri” olarak da adlandırılır.
Bu defter sayesinde alınan kararların geçerliliği resmiyet kazanır ve gerektiğinde ispat aracı olarak kullanılır.
Toplantıya katılan kat malikleri, yani apartman sakinleri, alınan kararları okuduktan sonra karar defterini imzalar. Eğer malik yerine bir vekil katılmışsa, vekilin imzası alınır. Kararlara muhalefet eden kat maliklerinin de görüşlerini yazarak imzalaması gerekir.
Karar defteri, her yıl başında noter tasdiki yapılmak koşuluyla 1 yıl süreyle geçerlidir. Ancak sayfaları bitmeyen defterler yıl sonunda kapatılır ve yeni yıl için başka bir defter tasdik ettirilir. Geçmiş yıllara ait defterler 5 yıl süreyle saklanmak zorundadır.
Kırtasiyelerden ya da ofis malzemeleri satan yerlerden temin edilebilir.
Ancak noter onayı yapılmadan kullanılmaz.
Defteri aldıktan sonra bağlı bulunulan noterlikten tasdik işlemi yaptırılmalıdır.
2025 yılı itibarıyla noter onayı ücreti;
Ortalama 400 – 700 TL arasında değişmektedir.
Sayfa sayısı, defterin türü ve noter tarifesine göre farklılık gösterebilir.
Not: Her yıl Aralık ayında gelecek yıl için kullanılacak karar defterinin noter tasdiki yapılmalıdır.
Evet. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. ve 33. maddelerine göre karar defteri noter tasdikli olmak zorundadır. Aksi takdirde alınan kararlar geçersiz sayılır ve yöneticiler hakkında idari para cezası uygulanabilir.
Yönetici seçimleri
Aidat belirleme
Tadilat kararları
Ortak alan kullanımları
Bina güvenliği ile ilgili kararlar
Asansör bakım anlaşmaları
Ortak fatura ve giderlerin dağılımı
Hukuki işlemlerde belge olarak kullanılmak
Noter onaylıdır (açılış ve kapanış tasdiki yapılır).
Sayfalar numaralandırılmıştır.
Kazıntı, silinti yapılamaz.
Her karar tarihli ve numaralı yazılmalıdır.
Karar altına toplantıya katılanların imzası alınmalıdır.
Gelir-gider işlemleri de not edilebilir.
Toplantı Tarihi ve Saati yazılır.
Katılımcıların isimleri listelenir.
Toplantı gündemi sıralanır.
Kararlar net, resmi ve anlaşılır şekilde yazılır.
Katılan maliklerin imzaları alınır.
Defter yönetici tarafından saklanır ve yeni yıl geldiğinde kapatılır.
Her yıl sonunda veya defter dolduğunda notere gidilerek kapanış tasdiki yapılmalıdır.
Noter, kaç sayfa kullanıldığını ve defterin düzgün tutulduğunu onaylar.
Ardından yeni defter alınarak yine noter tasdiki ile açılır.
Evet. Karar defteri tutmayan apartman ya da site yöneticileri hakkında idari para cezası uygulanabilir. Bu, Kat Mülkiyeti Kanunu madde 33’te açıkça belirtilmiştir.
Karar defteriyle ilgili düzenlemeler:
Madde 32: Yönetim planı ve karar defteri zorunludur.
Madde 33: Karar defteri tutulmazsa cezai yaptırım uygulanır.
Apartman karar defteri, hem hukuki güvenlik sağlar hem de yöneticiliğin şeffaf yürütülmesine yardımcı olur. Noter tasdikli olmalı, doğru tutulmalı ve yıllık kapanışı unutulmamalıdır. Bu defter sayesinde hem yöneticiler hem apartman sakinleri alınan kararların izini sürebilir, anlaşmazlık durumunda belge olarak kullanabilir.